Call me maybe … Réussir ses relances journalistes en 10 leçons

C’est une question que je voulais aborder depuis un petit moment, mais que j’avais mise un peu de côté. Le sujet m’est revenu à l’esprit suite à un mail qu’un lecteur m’a écrit, me demandant, entre autres, si « les tâches les moins sympas (relances…) étaient sur-représentées par rapport aux tâches plus agréables (rendez-vous avec des journalistes). » J’ai trouvé cette question très révélatrice, faisant même écho à mes précédentes expériences. Je m’explique.

Avant de me mettre à mon propre compte, j’ai exercé plus de 3 ans en agence. J’étais en charge du recrutement de stagiaires, et me suis aperçue à cette époque que les relances journalistiques étaient perçues par les nouvelles recrues comme la bête noire du métier. Certaines étaient même paralysées à l’idée de décrocher le téléphone pour présenter un client à un journaliste.

J’ai alors essayé de comprendre ce qui faisait peur : était-ce le fait de parler à un journaliste ? De se sentir dans une relation « moins-plus » ? De prendre le risque de ne pas savoir répondre à une question un peu poussée que poserait notre interlocuteur ? De se faire envoyer bouler ? Ou tout simplement de la gêne de déranger ?

Je pense que c’est un peu tout ceci à la fois. Et je peux comprendre cette appréhension. Pas évident lorsque l’on débute de savoir comment s’y prendre, et de trouver LE « truc » qui nous mettra en confiance dans cette relation téléphonique.

Pourtant, il est indispensable d’oser le faire, et de bien s’y prendre. Rappelez-vous que les journalistes reçoivent des centaines de communiqués par jour, et même si votre actu est intéressante, même si votre titre de communiqué et votre objet de mail sont bien tournés, il y a de fortes chances que le journaliste passe à côté de votre information. Je ne compte même plus les fois où décrocher mon téléphone pour relancer un journaliste a déclenché un article. Et ce n’est pas rare que les journalistes me remercient pour mon appel. D’où l’importance de bien savoir s’y prendre.

Alors, pour éviter d’être à côté de la pompe comme dirait Cristina Cordula, voici 10 conseils qui pourront vous servir dans vos relances téléphoniques :

C’est le BA-ba ! Si vous voulez vous mettre vous-même en confiance, briefez-vous parfaitement sur votre client. Année de création, positionnement, chiffre d’affaires, produits commercialisés, nombre de salariés, perspectives de développement … Si besoin, notez les chiffres clefs sur un carnet. Vous devez être incollable afin de ne pas vous laisser déstabiliser par d’éventuelles questions pièges 😉 Je vous l’accorde, personne n’est parfait. Et on n’a pas toujours réponse à tout. Dans ce cas-là, si vous donnez votre langue au chat face à une question délicate, restez professionnel et indiquez à votre interlocuteur que vous allez vous renseigner asap afin de lui fournir une réponse complète. Mieux vaut jouer la prudence plutôt que de communiquer des éléments erronés…

Je ne cesserai de le répéter, mais l’on n’adopte pas le même discours pour un journaliste économique que pour un journaliste spécialisé dans un domaine (par exemple l’environnement). Je vous conseille aussi d’aller systématiquement jeter un oeil sur les précédents articles de vos interlocuteurs. Cela vous permettra de mieux les connaître, de savoir quels sont leurs sujets de prédilection etc. Mr Bidule a écrit récemment un article sur les conditions de travail des salariés en France ? Tiens, votre client propose justement des solutions innovantes dans le domaine de l’ergonomie et a en ce moment une super actu à délivrer. Profitez-en pour rebondir dessus !

Si, dès le départ, vous savez où vous allez lorsque vous appelez un journaliste, vous aurez plus de chance de faire mouche. Sans pour autant fermer la discussion avec une seule approche, expliquez que traiter votre sujet sous tel ou tel angle pourrait être intéressant pour lui. Avancez de bons arguments.

Avant de composer le numéro de votre destinataire, n’hésitez pas à écrire votre discours. Ca rassure, et ça vous permet aussi d’avoir un point de raccroche si vous avez un « bug » pendant votre appel. Parce que parfois, un « allo » énervé ou pressé d’un journaliste peut nous faire perdre nos moyens 😉 Dans ce cas, avoir un texte sous les yeux vous sauvera !

Que ce soit pour votre veille professionnelle ou pour mieux connaître votre interlocuteur, rendez-vous sur Twitter, car aux dernières nouvelles, plus de 70% des journalistes gazouillent sur ce réseau. N’hésitez pas non plus à prendre contact avec eux par ce biais-là, si votre tweet est bien senti, il pourrait donner lieu à une conversation plus poussée. Google + est pas mal non plus pour checker les centres d’intérêt.

N’appelez pas pendant les comités de rédaction (souvent le matin vers 9/10h), car vous ne tomberez sur personne (logique) ! Si vous appelez un chroniqueur radio ou TV, regardez en amont leurs horaires de passage ! Parce que si vous appelez sur un portable juste avant le début d’une émission, ne vous attendez pas à recevoir le meilleur accueil… Sinon, et je l’ai testé, faire des relances le vendredi après-midi, contrairement à ce que je pensais, ça peut être fructueux ! J’ai remarqué que, même si l’on tombe sur un nombre plus restreint de journalistes, ceux que l’on arrive à avoir au téléphone sont plus réceptifs. L’effet pré week-end peut-être ?!

C’est toujours bien de « chouchouter » un peu nos médias de prédilection. Moi, j’aime bien donner des exclus ou des avant-premières à certains médias car je sais qu’ils apprécieront la démarche, et c’est toujours intéressant pour eux de délivrer une info avant tous les autres. Pensez à varier vos destinataires pour augmenter vos chances de diversification de retombées et vous faire connaître auprès du plus grand nombre.

Lorsque le journaliste que vous appelez décroche, présentez-vous le plus clairement possible. Dites qui vous êtes, pour qui vous travaillez et enchaînez sur l’objet de votre appel. Soyez rapide, clair et efficace (rappelez-vous que les journalistes n’ont pas beaucoup de temps !)

C’est une des 1ères leçons que je donnais à mes stagiaires. Votre voix doit être décidée et vous devez donner envie au journaliste de vous écouter. Si vous perdez son attention dès les 1ères secondes à cause d’un ton soporifique ou d’une voix tremblotante, il y a peu de chances que votre appel (et votre sujet) retienne son attention.

Si l’info a un tant soit peu intéressé le journaliste, celui-ci vous demandera de lui renvoyer les infos par mail. Un conseil : n’attendez pas la fin de la journée ! Envoyez-lui un mail dans les 10 minutes maximum en lui indiquant, dans l’objet de votre mail, que vous venez de l’appeler. Par exemple : Suite à mon appel : xxx (nom du client) + message principal en 3 mots. Dans le corps du mail, faites un rappel rapide de votre actu et insérez en PJ le communiqué, le dossier de presse et des visuels. Ensuite, attendez au moins 7 à 10 jours avant de le rappeler !

Et si vous vous demandez comment contacter les blogueurs, c’est une autre histoire que je vous raconte ici

Article publié le 10 juin 2014 par Mary Grammont